Privacy en cookies

Privacy Verklaring

4 Business Software wenst op een verantwoorde manier om te gaan met de privacy en de persoonsgegevens van haar klanten, prospecten, leveranciers, de werknemers van deze laatsten, haar eigen werknemers, sollicitanten en de bezoekers van haar website and sociale media.

Deze privacy verklaring beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen, verwerken, bewaren en beschermen.

1.     Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen onder meer betreffen:

  • Naam en voornaam
  • gebruikersnaam
  • Adres
  • Telefoon- en/of gsm nummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Functietitel en werkgever
  • Burgerlijke staat en familiesamenstelling
  • Loopbaan en opleiding
  • Verloning
  • Financiële en fiscale gegevens
  • Specifieke door de betrokkene ge-uitte verzoeken
  • Contractuele afspraken
  • IP-adres
  • Browsertype
  • Taalvoorkeur
  • Posts op de door ons geëxploiteerde sociale media applicaties (facebook, instagram, blogs, forums, etc.)
  • Gegevens over online gedrag en voorkeuren
  • Audiovisuele gegevens
  • Gegevens die verband houden met onze dienstverlening
  • Andere relevante informatie

Verder is het mogelijk dat wij persoonsgegevens verzamelen die een zogenaamd “gevoelig” karakter hebben (bijzondere categorieën van gegevens), zoals:

  • gezondheid (bijvoorbeeld een handicap of andere specifieke medisch toestand waar wij rekening mee moeten houden (allergie, …) wanneer de betrokkene onze bedrijfsgebouwen betreedt of wanneer wij een business lunch organiseren)

Onze producten, diensten en website zijn niet gericht of afgestemd op kinderen. Derhalve verzamelen en bewaren wij, behoudens eventueel van onze werknemers, persoonsgegeven van kinderen niet op een actieve intentionele wijze.

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn steeds afhankelijk van de concrete omstandigheden, bijvoorbeeld de aard van de dienst of het product die/dat wij dienen te verstrekken, de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, de gerechtvaardigde belangen die wij daartoe hebben of de specifieke toestemming die u ons daartoe gegeven heeft.

2.    Van wie verzamelen wij persoonsgegevens

Wij verzamelen onder meer persoonsgegevens van:

  • onze klanten, leveranciers, business contacten en prospecten (of van onze contactpersonen bij deze laatsten);
  • van contactpersonen bij overheidsinstanties en andere (publieke) instellingen;
  • van onze werknemers en sollicitanten;
  • van de bezoekers van onze website en sociale media;
  • van bezoekers van onze gebouwen;
  • van de familieleden van onze werknemers.

3.    Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen op verschillende wijzen persoonsgegevens, met name persoonsgegevens die wij ontvangen:

  • van de betrokkene zelf;
  • van de werkgever of opdrachtgever van de betrokkene (bijvoorbeeld wanneer onze klant of leverancier een onderneming is en de betrokkene door deze onderneming als contactpersoon wordt aangewezen, van het interim-kantoor dat onze interim-werknemers tewerkstelt);
  • van andere partijen (bijvoorbeeld overheidsinstanties, headhunting kantoren, etc.);
  • via het gebruik van onze website, sociale media en andere tools;
  • publiek beschikbare informatie.

4.    Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Behoudens in de situaties waarbij wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunnen wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden verwerken (dit is geen limitatief overzicht):

4.1.          Levering van producten of diensten aan onze (potentiële)klanten

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de levering van onze producten en/of diensten aan onze (potentiële) klanten (contract/precontractuele fase/gerechtvaardigde belangen). De persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de levering van producten of diensten aan de betrokkene zelf, aan de werkgever of opdrachtgever van de betrokkene (bijvoorbeeld onze klanten en prospecten) of aan de contractspartij van de betrokkene (bijvoorbeeld onze klanten en prospecten).

4.2.          Nakomen van onze wettelijke verplichtingen

In sommige gevallen hebben wij een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, zoals bijvoorbeeld:

  • als werkgever hebben wij onder meer de verplichting om bepaalde gegevens (zoals het rijksregisternummer,  de burgerlijke staat en gezinssituatie van onze werknemers) te verzamelen en desgevallend door te geven aan de bevoegde  overheidsinstanties.

4.3.          Administratieve en financiële verwerking

Op grond van onze gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen verwerken wij persoonsgegeven in het kader van onze eigen administratieve, boekhoudkundige en vennootschapsrechtelijke verplichtingen.

4.4.          Personeelsadministratie en recrutering van werknemers

In het kader van onze personeelsadministratie dienen wij gegevens van onze werknemers en ex-werknemers te verwerken (contract/wettelijke verplichting).

Met het oog op indienstneming van nieuwe werknemers verzamelen wij persoonsgegevens van sollicitanten (contract en desgevallend toestemming voor gegevens die vrijwillig, doch zonder noodzaak en ongevraagd, door de sollicitant aan ons bezorgd worden).

4.5.          Direct marketing 

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens van onze klanten (of contactpersonen bij onze klanten) te verwerken voor het verzenden, via elektronische weg, van reclameboodschappen, newsletters, uitnodigingen voor commerciële events en dergelijke meer), mits deze betrekking hebben op gelijkaardige producten en diensten.

Voor alle andere marketingacties via elektronische weg vragen wij steeds de toestemming van de betrokkene.

Ten slotte hebben wij een gerechtvaardigd belang om marketingacties via niet-elektronische weg te voeren.

4.6.          Verzameling van persoonsgegevens via onze website

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken van de betrokkenen:

  • die hun gegevens op onze website achterlaten en dit met het oog op de vervulling van hun specifiek verzoek;
  • die onze website bezoeken en dit in het kader van het beheer en de verbetering van onze website. In dit verband verwijzen wij naar onze cookiepolicy.

4.7.          Interne risico-analyses, audits en penetratietests

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken in het kader van interne risico-analyses, audits en penetratietest, dewelke plaatsvinden hetzij op ons eigen initiatief, hetzij op initiatief van enige derde die daar hetzij wettelijk (bijvoorbeeld de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit), hetzij contractueel toe gerechtigd is.

5.    Aan wie geven wij persoonsgegevens door?

Behoudens met uw toestemming of wanneer dit noodzakelijk is voor de levering van ons product/onze dienst,  geven wij geen persoonsgegevens door aan commerciële partners.

Verder geven wij persoonsgegevens door aan onze eigen verwerkers (bijvoorbeeld het sociaal secretariaat, ict-en sociale mediapartners, etc.) op basis van een verwerkingsovereenkomst, onze andere adviseurs die als verwerkingsverantwoordelijke optreden (bijvoorbeeld onze advocaat, onze accountant, etc.), overheids- en gerechtelijke instanties en (professionele of overheids-) inspectiediensten.

Behoudens mits uw toestemming, indien dit noodzakelijk is voor de levering van onze diensten of indien wij daartoe wettelijk verplicht worden (bijvoorbeeld ingevolge een uitvoerbaar vonnis of arrest) geven wij geen gegevens door aan ontvangers gevestigd in derde landen (niet EU-landen).

Indien wij persoonsgegevens om een van de voormelde redenen dienen door te geven aan een ontvanger gevestigd in een derde land, zullen wij de wettelijke verplichtingen in verband met dergelijke doorgifte nauwgezet naleven.

6.    Hoe lang worden persoonsgegevens door ons bewaard?

Wij bewaren persoonsgegevens, naar gelang het toepasselijk geval:

  • tot het einde van onze aansprakelijkheidstermijn na het verlenen van onze producten/of diensten;
  • zolang wij wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens te bewaren;
  • in geval van een gerechtelijke betwisting,  administratieve of arbitrale procedure, tot er een definitieve beslissing is in het kader van deze procedure, tenzij wij om wettelijke redenen verplicht zijn om de persoonsgegevens alsnog langer te bewaren;
  • in alle andere gevallen tijdens een redelijke en proportionele periode.

7.    Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben een veiligheidsbeleid ontwikkeld, dat op regelmatige tijdstippen getest en bijgestuurd wordt, in het kader waarvan technische en organisatorische maatregelen zijn genomen die erop gericht zijn:

  • bewustwording over de omgang met persoonsgegevens bij onze werknemers en andere medewerkers te verhogen en van tijd tot tijd bij te sturen (via controles en periodieke opleidingen);
  • de toegang tot persoonsgegevens te beperken (dit zowel organisatorisch als IT-technisch);
  • de persoonsgegevens te beveiligen (via passende IT-technische maatregelen rekening houdend met de stand van de techniek de daaraan verbonden kosten en de risico’s van de verwerking, zoals encryptie, anti-virussoftware, firewalls, verzending via beveiligde verbindingen, etc.);
  • de juistheid van de gegevens te waarborgen;
  • vertrouwelijke behandeling van de persoonsgegevens te waarborgen;
  • datalekken (zijnde accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, verstrekking van of toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens), in de mate van het mogelijke, te verhinderen, op te sporen en te verhelpen.

8.    Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Als betrokkene, wiens persoonsgegevens wij verwerken, heeft u de volgende rechten:

  • Recht op transparantie (recht om in een klare en begrijpelijke taal geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens door onze kantoren);
  • Recht op inzage, verbetering en wissing van uw persoonsgegevens;
  • Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens in een gebruikelijke machineleesbare format;
  •  Recht om uw eerder gegeven toestemming terug in te trekken;
  • Recht om de beperking van de verwerking te vragen of om bezwaar te maken tegen de verwerking;
  • Recht om klachten te uiten bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Wij dienen u erop te wijzen dat deze rechten niet altijd absoluut zijn, dat wij in bepaalde omstandigheden gerechtigd zijn of zelfs wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens verder te verwerken en dat wij derhalve niet steeds (volledig) aan uw verzoek kunnen tegemoetkomen. In dat geval zullen wij u hierover informeren.

U kan deze rechten kosteloos uitoefenen, behoudens in geval van misbruik, in welk geval wij gerechtigd zijn administratiekosten aan te rekenen om aan uw verzoeken te voldoen.

Voor alle vragen in verband met de uitoefening van uw rechten kan u zich richten tot: gdpr@4bs.com

9.    Wijzigingen van deze privacy verklaring

Wij hebben te allen tijde het recht om deze privacy verklaring aan te passen teneinde deze in overeenstemming te brengen met de (wijzigingen van) de relevante wetgeving, nationale en internationale officiële standpunten en gerechtelijke uitspraken.

U kan te allen tijde de meest recente versie van deze privacy verklaring terugvinden op onze website.

 

Cookie policy

Deze website maakt gebruik van cookies. Alle informatie met betrekking tot deze cookies kunt u in deze cookiepolicy terugvinden.

Deze cookie policy werd het laatst gewijzigd op 11.09.2018.

1.    Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine data- of tekstbestandjes die op uw lokale computer (of op andere apparaten met internet-toegang, zoals een smartphone of tablet) worden opgeslagen bij het bezoeken van webpagina’s. Ze bevatten informatie, gelinkt aan de specifieke website. Cookies worden in een specifieke map op uw harde schijf opgeslagen en voorzien van een unieke ID en looptijd. Indien u naar een bepaalde website terugkeert, dan worden de cookies opnieuw verstuurd naar de website, zodat de website u als een terugkerende bezoeker kan herkennen en bepaalde voorkeuren die u eerder hebt aangegeven (zoals bijvoorbeeld uw taalvoorkeur) worden onthouden.

Cookies kunnen worden ingedeeld op basis van:

  • Levensduur;
  • Herkomst;
  • Soort;

In de eerste plaats kan een onderscheid gemaakt worden tussen cookies op basis van de levensduur, tussen zgn. “sessie-cookies” en “permanente cookies”:

  • Sessie cookies worden verwijderd wanneer u uw browser sluit;
  • Permanente cookies (of zgn. “persistent cookies”) worden op uw computer/apparaat bewaard voor een vooraf bepaalde periode (of tot u ze manueel verwijdert (zie verder)).

Wat de herkomst van cookies betreft, kan een onderscheid worden gemaakt tussen zgn. ‘first party cookies’ en ‘third party cookies’:

  • First party cookies worden door onszelf geplaatst en beheerd. Zij zorgen ervoor dat onze website goed functioneert, en dat uw voorkeuren (zoals bijvoorbeeld uw taalvoorkeur) worden onthouden;
  • Third party cookies worden door een ander partij gecreëerd en op uw apparaat geplaatst.

Wat de soorten van cookies betreft, wordt een onderscheid gemaakt tussen:

  • Functionele cookies: deze cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren functioneert.
  • Niet-functionele (analytische) cookies: dit zijn cookies die onder meer gebruikt worden voor statistische, performance, tracking of advertising doeleinden. Deze cookies laten bijvoorbeeld toe om statistieken van de website bij te houden (zoals onder meer het aantal website-bezoekers, welke topics op de website het meest worden bekeken, etc.) Andere cookies volgen (het surfgedrag van) de bezoekers op de website en stellen op basis daarvan een gebruikersprofiel samen dat bijvoorbeeld nadien wordt gebruikt voor advertentie doeleinden.

2.    Waarvoor gebruiken wij cookies?

Wij gebruiken cookies om onze website eenvoudiger in gebruik te maken en om de website en onze diensten beter af te stemmen op uw interesses en behoeften.

3.    Overzicht

Hierna vindt u een overzicht van de door ons op onze website gebruikte cookies:

Cookie ID Soort Termijn Herkomst Doeleinden
_icl_current_language Functioneel 24 uur 1st party cookie Het onthouden van de door u geselecteerde taal voor het bezoek aan onze website
135176.js Niet-functioneel   3rd party cookie Het bijhouden van welke pagina’s wanneer bezocht worden voor analysedoeleinden.

4.   Hoe kan ik mijn cookies beheren?

De meeste internetbrowsers zijn zo ingesteld dat ze cookies automatisch accepteren. U kunt de instellingen van uw browser wijzigen, zodat cookies worden geblokkeerd of zodat u wordt gewaarschuwd als er cookies worden verzonden naar uw computer.

De manier waarop u cookies kan verwijderen of de cookie-instellingen kan aanpassen is afhankelijk van de internetbrowser die u gebruikt en soms ook van de versie die u daarvan geïnstalleerd hebt.

Meer informatie over de wijze waarop u cookies kan managen in de meest courante internetbrowsers vindt u via onderstaande links:

Indien u Microsoft Internet Explorer gebruikt:

https://support.microsoft.com/nl-be/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

Indien u Mozilla Firefox gebruikt:

https://support.mozilla.org/nl/kb/cookies-verwijderen-gegevens-wissen-websites-opgeslagen

Indien u Google Chrome gebruikt:

https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=nl

Indien u Safari gebruikt:

https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=nl_NL

Indien u de cookies die wij gebruiken uitschakelt, kan dit van invloed zijn op uw ervaring wanneer u zich op onze website begeeft. Het kan dan zijn dat u bepaalde pagina’s van de website niet meer kan bezoeken of dat uw bezoek aan onze website niet (meer) gepersonaliseerd is (bijvoorbeeld: u moet telkens opnieuw uw taalvoorkeur instellen).

Indien u onze website bezoekt via verschillende apparaten (bijvoorbeeld uw computer, smartphone, tablet etc.) moet u ervoor zorgen dat elke browser op elk apparaat wordt aangepast aan uw cookie-voorkeuren.

5.   Vragen betreffende deze cookie policy?

Indien u vragen of klachten hebt over onze cookie policy, kan u ons contacteren via gdpr@4bs.com