Elektronische facturering, e-facturering of e-invoicing helpt met het automatiseren van je factureringsproces. Facturen verwerken is een tijdrovende opdracht voor zowel klanten als leveranciers. Het concept e-facturatie bestaat al sinds 1980, maar werd voornamelijk gebruikt door grote ondernemingen. Tegenwoordig komt er ook steeds meer vraag naar deze automatisatie voor kleine- en middelgrote bedrijven.
Vooraleer je een factuur kan archiveren, doorloopt ze verschillende stadia:
-
opmaak
-
verzending
-
overdracht
-
ontvangst
-
goedkeuring
-
boeking
-
betaling
-
archivering
Met e-invoicing automatiseer je dit hele proces, vanaf de verzending door de leverancier, tot archivering door de klant. Van zodra een product of dienst geleverd is, wordt de factuur automatisch verzonden. E-invoicing is sneller, efficiënter en betrouwbaarder doordat er minder kans is op menselijke fouten.
Maar een e-factuur, wat is dat nu eigenlijk? De misvatting heerst nog steeds dat PDF’s en e-facturen hetzelfde zijn, toch is niets minder waar. Een PDF is inderdaad een ‘digitale’ factuur, maar is geen elektronische factuur. Van zodra je een factuur op PDF ontvangt moet je deze nog steeds manueel administratief gaan afhandelen. En net daar zit het grote verschil met een echte e-factuur.
Een e-factuur bestaat uit gestructureerde data. Je zag ongetwijfeld in je mailbox al eens een .xml bestand dat gebruik maakte van UBL (Universal Business Language). UBL is een soort gestructureerde data die alle gegevens van een factuur bevat, en zo factuurverwerking volledig digitaliseert. Softwarepakketten die hierop voorzien zijn kunnen zo’n bestand volledig automatisch en foutloos inlezen.
Gebruik je een extern facturatieprogramma? Dan verzend je wellicht al e-facturen zonder het zelf te weten.
| Wel een e-factuur | Geen e-factuur |
|
|
Vooraleer e-invoicing efficiënt kan werken, moeten de IT-systemen van zowel de klant als de leverancier kunnen “communiceren”. Daarom ontwikkelde Europa een kader, genaamd PEPPOL, dat de uitwisseling van de facturen binnen de Europese Unie vereenvoudigt. PEPPOL hanteert standaardinstellingen voor gestructureerde facturen. Deze staan gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Al onze oplossingen bij 4BS zijn in staat om e-facturen via het PEPPOL-platform af te leveren.
E-invoicing is sneller en efficiënter
Boekhoudsoftware verwerkt je facturen een stuk sneller dan je allerbeste werknemer. Ze maken de factuur aan van zodra de goederen of diensten geleverd zijn en verstuurt deze ook meteen. Hoe sneller de factuur wordt verstuurd en verwerkt, hoe sneller de betaling kan binnenkomen.
Minder administratieve rompslomp dankzij e-facturen
Iedere zelfstandige, klein of groot, kijkt op tegen bergen administratie. Sommigen zien er zo tegenop dat ze factureren uitstellen, waardoor het geld ook niet binnenkomt.
Administratie voelt soms als tijdverlies. Tijd die je anders zou kunnen gebruiken voor efficiënt werk voor je klanten, om je zaak te doen groeien of gewoon om vroeger naar huis te gaan.
E-facturen zijn betrouwbaarder dan papieren en digitale facturen
Mensen maken fouten, dat is normaal. Vooral wanneer facturen blijven liggen tot het einde van de dag (want niet iedereen houdt van administratie), wanneer je het meest vermoeid bent. Je moet dan bijvoorbeeld een creditnota opstellen of een klant contacteren die het bedrag zonder BTW en het totale te betalen bedrag heeft verward. Het verzenden van je elektronische facturen zorgt er ook voor dat facturen niet zomaar “verloren” gaan onderweg. Je weet perfect in welke fase je factuur zich bevindt. Softwareprogramma’s bieden natuurlijk geen 100% foutgarantie, maar vermindert het aantal fouten wel opmerkelijk.
E-invoicing is veilig
Sinds 2010 in Europa en sinds 2013 in België hebben digitale facturen juridisch dezelfde waarde als papieren facturen. Iedere vorm van factuur (papier, pdf, elektronisch, gestructureerd…) is juridisch geldig zolang het voldoet aan enkele eisen:
-
De gegevens op de factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, zonder overmatige studie te doen en mag niet vatbaar zijn voor dubbele interpretatie.
-
De inhoud van de factuur mag niet gewijzigd zijn
-
De identiteit van de leverancier (goederen of diensten) moet steeds correct en authentiek zijn.
Elektronische facturen drukken (administratie)kosten
Een studie van Universiteit Hasselt, in opdracht van het Agentschap Administratieve Vereenvoudiging (DAV), schatte in 2012 de gemiddelde kost van een papieren factuur op 12,08 euro. Dankzij e-invoicing kan je tot 75% van die kost uitsparen.
Als alle bedrijven in België hun facturen automatiseren aan de hand van e-invoicing, zouden we jaarlijks gezamenlijk zo’n € 3,5 miljard besparen. Tel zelf maar uit hoeveel jij zou besparen als elke factuur je 75% minder kost.
Hoe zit het met jouw (e-)facturen?
Wil jij met zekerheid weten of je al voldoet aan de aankomende wet op e-invoicing? Contacteer ons en één van onze experten bekijkt samen met jou of je onderneming helemaal mee is met e-facturatie.
